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VLW Workshop 2006 - Projekt PrOfit

VLW Workshop 2006
24./25.11.2006 an der Landessportschule Albstadt

Gruppenbild
VLW-Präsidium und VLW-Geschäftsstellenmitarbeiter vor der Landessportschule Albstadt

Es ist schon fast Tradition, dass sich die Mitglieder des VLW-Präsidiums und der VLW-Geschäftsstelle am letzten Wochenende im November in der Landessportschule Albstadt zu einem gemeinsamen Workshop treffen. So auch in diesem Jahr.

Freitagabend reisten die Teilnehmer aus allen Teilen Württembergs nach Albstadt. Für den Freitagabend stand eine dreistündige Präsidiumssitzung an, bei der aktuelle Fragen, Aufgaben und Probleme besprochen wurden. Ein Schwerpunkt lag in der Vorbereitung auf die DVV-Hauptausschuss-Sitzung im Dezember diesen Jahres. Außerdem konnten die Vertreter der Fachbereiche und Bezirke Aktivitäten und Probleme mit den Kollegen diskutieren.
Im Anschluss traf man sich zum weiteren informellen Austausch in der Sportlerklause. Beim geselligen Beisammensein bot sich die Möglichkeit für neue Funktionäre und auch für die neuen MitarbeiterInnen der Geschäftsstelle, die Kollegen besser kennenzulernen. Gerade zu Kollegen aus entfernteren Bezirken besteht ansonsten der Kontakt häufig nur über Telefon und E-Mail.

Der Samstag stand ganz im Zeichen des Workshops, der sich mit dem Thema:
Geschäftsführer – Geschäftsstelle – Ehrenamt - ein Soll-Ist Vergleich
beschäftigte.

Durchgeführt wurde dieser Workshop in Zusammenarbeit mit der Sportakademie des WLSB. Im Rahmen des Projekts PrOfit (Projekt für Personal- und Organisationsentwicklung) sollte die Zusammenarbeit von Ehrenamt und Hauptamt im VLW reflektierte und Lösungen zu einer Optimierung dieser Zusammenarbeit erarbeitet werden.

Warum hatte man sich für dieses Thema entschieden?
In den letzten Jahren sind die Anforderungen an Dienstleistungen der Verbände für die Vereine (und auch der Vereine für die Mitglieder) deutlich gestiegen. Parallel dazu stiegen die Kosten und Landesfördermittel wurden drastisch gekürzt. Dies führt unweigerlich zu einer Diskrepanz zwischen den zu erbringenden Leistungen und den dazu zur Verfügung stehenden Mitteln. Die Arbeit und Zusammenarbeit zwischen Ehren- und Hauptamt muss optimiert werden, um diese Anforderungen zu bewältigen.

Trotz des vorabendlichen Zusammenseins erschienen alle Teilnehmer pünktlich um 9:00 Uhr zum Workshop. Nach einer Einführung in das Projekt durch die Moderatoren Christina Spielberger und Götz Stumpf machte man sich daran, den derzeitigen Stand der ehren- und hauptamtlichen Arbeit zu analysieren.
Analyse:
Was macht eigentlich das Ehrenamt / die Geschäftsstelle / der Geschäftsführer und was erwartet man für 2007?
In Kleingruppen wurden diese Fragen bearbeitet und im Anschluss die Ergebnisse aller Kleingruppen zusammen getragen.

Ergebnisse Flipcharts

Die einzelnen Stichpunkte wurden zu übergeordneten Themengruppen zusammengefasst und so ergab sich ein erster Überblick über die Aufgaben und Erwartungen an die drei Verbandsorgane:
- Geschäftsstelle (GS)
- Geschäftsführer (GF)
- Ehrenamt (EA)
All diese Themen in der verbleibenden Zeit des Workshops zu bearbeiten, hätte den Rahmen gesprengt. Daher nahmen die Workshopteilnehmer in einem nächsten Schritt eine Gewichtung der Themen vor.

Gewichtung
Jeder Teilnehmer bestimmte für sich ein Thema aus jedem Bereich (GS, GF, EA), dass ihm besonders wichtig erschien, bzw. wo er dringend Handlungsbedarf sah. Den Themen mit der stärksten Gewichtung wollte man sich am Nachmittag stellen.
Themen:
Geschäftsstelle: Kommunikation
Geschäftsführer: Management, Leitung, Führung
Ehrenamt: projektorientierte Zusammenarbeit

Bearbeitung
Zu jedem Thema wurde eine Arbeitsgruppe gebildet, die sich mit den folgenden Fragen beschäftigte:
1. Was ist eigentlich mit dem Thema genau gemeint?
2. Wie können wir das lösen?
3. Was fördert die Maßnahme?
4. Was behindert die Maßnahme?
5. Welche Alternativen gibt es?
6. Wie stelle ich sicher, dass die Entschlüsse auch umgesetzt werden?

Die drei zu bearbeitenden Themen waren sehr komplex und mussten von den Gruppen zunächst noch einmal in kleinere Problemstellungen unterteilt werden, für die dann eine Lösung gesucht wurde. Heraus kamen erste konkrete Strategien, wie die jeweilige Problemstellungen gelöst werden können.

Ergebnis
Gruppe Geschäftsführer – Managment, Führung, Leitung
Am dringlichsten wurde die Überarbeitung der Dienstanweisung angesehen. Dies soll konkret in den nächsten Wochen von Geschäftsführer Michael Müller und VLW-Vizepräsident Manfred Schulz vorgenommen werden und durch Beschluß vom Präsidum verabschiedet werden.
Mit der Dienstanweisung wird eine eindeutige Vorlage erbracht, um Aufgaben und Befugnisse der Geschäftsführung deutlich festzulegen und die Akzeptanz der Geschäftsführung innerhalb des Verbandes zu verbessern.

Gruppe Geschäftsstelle – Kommunikation
Das Thema Kommunikation ist ein weites Feld und musste von der Arbeitsgruppe zunächst genauer spezifiziert werden.
Extern, z.B. zu anderen Verbänden, zur Presse, zu Sponsoren
Intern, z.B. Vereine, Mitglieder, Fachbereiche, innerhalb der GS
Die Gruppe widmete sich dem Thema Kommunikation mit Vereinen und Mitgliedern.
Um Mitglieder und Vereine besser zu informieren soll auf der VLW-Homepage ein „FAQ“ (frequently asked questions) erstellt werden.
Außerdem soll der Verteiler des VolleyNewsletters ausgeweitet werden, um dieses Medium als wichtiges Informationsmittel stärker nutzen zu können.
Sybille Baecker wird sich um diese beiden Aufgaben kümmern.

Außerdem sollen Organigramme der Fachbereiche erstellt werden, um den Vereinen und Funktionären einen leichteren und schnelleren Überblick zu geben. Diese Aufgabe wird von den Fachbereichsleitern übernommen werden müssen, die ihre Informationen an VLW-Präsident Martin Walter geben.

Gruppe Ehrenamt – projektorientierte Zusammenarbeit
Das Thema projektorientierte Zusammenarbeit wurde zunächst allgemein unter dem Aspekt des Projektmanagements bearbeitet. Wichtig ist, dass es hierbei eine klare Aufgabenstellung und eine klare Zielsetzung gibt.
Am aktuellen Thema Ganztagsbetreuung an Schulen will man nun ein konkretes Projekt starten. Zunächst soll es ein Seminar „Projektmanagement“ geben, dass in Zusammenarbeit mit der Sportakademie am Beispiel Ganztagsbetreuung an Schulen durchgeführt werden wird. An diesem Seminar sollten möglichst alle Fachbereiche Teilnehmen.
Die Projektleitung wird in den nächsten Wochen noch zu klären sein.


Weiterführende Maßnahmen:
In den Präsidiumssitzungen werden die anderen Themen pro Bereich besprochen und die Vorgehensweise festgelegt
Ein Protokoll/Bericht des Workshops wird an alle Mitglieder des Präsidiums verschickt – vor allem, um auch die Mitglieder zu informieren, die nicht am Workshop teilnehmen konnten.


Alles in allem hatten die Teilnehmer am Ende des Tages konkrete Pläne erarbeitet, um einige Aufgaben und Probleme in der Zusammenarbeit Haupt- und Ehrenamt zu verbessern.
Schritt für Schritt hatte man sich im Laufe des Tages vom groben Überblick zu konkreten Aufgabenstellungen mit festgelegten Terminen und Maßnahmen hin gearbeitet.
Am Ende des Tages war man zufrieden und motiviert, diese Arbeit fortzusetzen.

Sehr schön war, dass die meisten Teilnehmer bis zum Samstagabend bleiben konnten. Nur wenige mussten sich bereits mittags verabschieden – um ihrer ehrenamtlichen Tätigkeit als Schiedsrichter, Trainer oder Übungsleiter nachzukommen.

Sybille Baecker



Partner des VLW


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